检查工作案例释疑（五）数据完整性相关问题探析

数据完整性（Data integrity），是确保药品全生命周期内所获得数据和信息可靠性的重要要素，是药品企业质量管理体系的基石，也是药品检查工作的重中之重。现从国内外检查工作中遴选编写案例，进行深度剖析，并提出观点和建议，供参考借鉴。

一、案例剖析

（一）案例1：关于环境监测采样未受控的案例

【情况简介】某企业非最终灭菌产品的生产环境监测操作规程规定，应对灌装工序A、B、C共3个点位进行浮游菌采样并检测。查阅相关记录及当日监控视频，发现企业已记录了该工序3个点位采样及检测结果，但采样人员为该工序生产员工而非授权的环境监测采样操作人员，且未在C位点进行采样操作。

【企业说明】负责环境监测采样的操作人员解释：因工作安排变化，临时将采样工作委托给上述工序生产员工，且该员工因不熟悉采样位置而发生采样偏离，实际采样点为监控盲区。随后，企业提供了C点位浮游菌培养记录等材料，认为据此可证明上述说法。

【案例小结】经进一步查阅企业环境监测采样操作规程、人员培训记录等，发现上述委托采样行为属于环境监测采样人员私自授权，未经过任何审批，且受托生产员工从未接受过环境监测采样操作培训，不具备相应资质。同时抽查其他批次、其他工序环境监测记录及视频，发现类似情况也偶有发生，企业环境监测数据可信度存疑。因此，判定企业的数据完整性不符合要求。

（二）案例2：关于文件管理未受控的案例

【情况简介】现场检查发现，某企业车间办公区域现场存有一些撕碎的纸质文件，其中包括已填写的设备使用日志、已签发的操作规程等。经后续核对，这些被撕碎的设备使用日志与已存档的内容一致；被撕碎的操作规程与现行发布的为同一版本，二者内容基本相同，仅在文本格式、个别文字表述方面略有差异。

【企业说明】企业认为：文件格式和表述的调整未涉及实质内容改变；日志的誊抄是为了美观而并非篡改记录，且和原始数据完全一致，不涉及数据完整性的问题。

【案例小结】企业把新旧文件按同一版本管理，“直接替换、撕碎销毁旧版本文件的行为”违反了企业文件更新管理的要求，同时日志誊抄和随意销毁违反了“原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存”要求，破坏了数据的真实性、原始性。因此，判定企业的数据完整性不符合要求。

（三）案例3：关于计算机系统及其电子数据未受控的案例

【情况简介】现场检查发现，某企业多人通过一个共用账户登录一单机版计算机，进行部分检测项目数据保存并出具报告等操作，且该共用账户具备更改、删除文件及数据等较高级别管理权限。同时，该计算机回收站存有不少被删除的文件及记录，删除时间为多年之前。

【企业说明】企业认为：此计算机以前为研发部门单独使用，被删除文件及记录为当时新产品探索工艺优化而进行小试研究数据，不涉及已上市产品；新产品目前尚未研发成功，属于未上市产品，其研究数据可不必严格遵循数据完整性的要求。  

【案例小结】企业应对药品研发、技术转移、商业化生产至产品终止进行全生命周期的质量管理，因而质量管理体系应涵盖研发部门，其电子数据也应受控。同时，无论该计算机归属于何部门管理，多人使用共用帐户登录的行为都会导致计算机系统及电子数据管理混乱，且难以追溯。因此，判定企业的数据完整性不符合要求。

二、拓展思考

药品是特殊商品，有着严格的质量管理要求，数据和记录是药品在研发、生产、经营、使用活动中产生的反映活动执行情况的信息，以及相关活动执行过程与结果的凭证，因此企业在数据的管理和维护中应遵循可追溯性、清晰、同步、原始、准确的原则（ALCOA原则），即保证数据完整性。为进一步加深企业对数据完整性、重要性的理解，特提出以下思考与建议。

（一）数据完整性是质量管理体系基石。药品全生命周期过程的所有文件及数据都应被全面记录，且相关记录越真实、越完整，企业的药品质量管理就越能得到有效开展。近年来，企业在数据管理方面确有较大幅度的提升，特别是在检测检验数据等方面，但在文件管理方面普遍存在认知不足的问题，甚至个别企业错误地认为其不属于数据完整性范畴。如案例2般，企业因文件及日志管理失控，导致检查“翻车”的情况并不少见。

（二）数据完整性是药品检查信任基础。数据真实、准确、完整和可追溯，是有效开展体系评价的基础。药品检查常受人员、时间限制，大多采用抽查、抽考（问）等形式，只有在数据完整性的保障下才能使检查员作出精准评判。因此，国内外药品检查对“数据管理上的不当行为”都持高度敏感甚至反感态度。如案例1般，企业缺乏完整数据链，仅靠口头解释，无法使人完全采信其数据；案例2般，企业直接替换文件、誊抄原始记录并销毁旧版本等行为，更是典型的数据管理不当。

（三）要始终高度关注新要求与新变化。近年来，国内外药品检查关于电子数据完整性的要求愈来愈高。如在案例3中，不少企业都因共用登录帐户、历史电子数据不合规等情形，导致未通过检查。要及时关注法规新要求，特别是对出口国法规变化要早了解、早谋划，做到技术要求、数据完整性“双合规”。例如，美国食品药品监督管理局（FDA）在今年年初发布公告——“上市前提交的实验室检测数据中存在欺诈和不可靠”，提示企业要关注自身以及第三方检测（即委托检测）实验数据完整性的情况。